Ein Newsletter wird oft an Hunderte oder sogar Tausende von Lesern verschickt. Logischerweise lesen nicht alle Empfänger den Newsletter zur gleichen Zeit. Im ungünstigsten Fall liegt er mehrere Stunden oder sogar Tage im Posteingang und wird von neueren E-Mails nach unten gedrängt.
Einer der wichtigsten Faktoren für eine maximale Öffnungsrate ist der Versandzeitpunkt. Ist dieser falsch gewählt, kann eine Newsletter-Kampagne ihr volles Potenzial niemals ausschöpfen.
Das Problem mit Spam und vollen E-Mail-Postfächern
Statistiken zeigen, dass ein durchschnittlicher E-Mail-Empfänger heute täglich 20 bis 40 oder sogar mehr neue E-Mails erhält. Das eigentliche Problem: Der Großteil dieser Nachrichten wird nie geöffnet und entsprechend auch nicht gelesen.
Wer E-Mails beispielsweise nur einmal täglich am Abend checkt und morgens um 6:00 Uhr eine Nachricht erhält, sieht sich abends oft mit 20 oder mehr ungelesenen E-Mails konfrontiert. In dieser Masse geht eine einzelne Nachricht schnell unter.
Wie hoch ist also die Wahrscheinlichkeit, dass all diese E-Mails tatsächlich gelesen werden?
Sehr gering — allein schon aus Zeitgründen.
Die meisten E-Mails werden anhand von Betreff, Absendernamen und wahrgenommener Dringlichkeit vorsortiert. Alles, was nicht sofort relevant erscheint, landet häufig direkt im Papierkorb.
Für erfolgreiche Newsletter-Kampagnen ist es daher entscheidend, Nachrichten genau dann zu versenden, wenn Empfänger gerade dabei sind, ihre E-Mails zu lesen.
Wer morgens liest, sollte den Newsletter auch morgens im Postfach finden. Gleiches gilt für mittags oder abends – der Versandzeitpunkt muss zum Leseverhalten passen.
Der richtige Zeitpunkt ist extrem wichtig, um eine möglichst hohe Öffnungs- und Klickrate zu erzielen.
Der "beste" Versandzeitpunkt ist immer individuell
Jeder Empfänger liest E-Mails zu einem anderen Zeitpunkt.
Das kann morgens, mittags, abends oder irgendwo dazwischen sein. Konsequenterweise müsste der Versandzeitpunkt für jeden Newsletter-Leser individuell festgelegt werden.
Doch wie soll das funktionieren, wenn eine Empfängerliste aus Tausenden von Kontakten besteht?
Ohne technische Unterstützung ist das unmöglich. Beim klassischen Massenversand läuft der Prozess in der Regel so ab:
- Ein neuer Newsletter wird erstellt
- Ein festes Datum und eine Uhrzeit werden definiert
- Die Software versendet den Newsletter exakt zu diesem Zeitpunkt an die gesamte Liste
Damit bleibt eine zentrale Frage offen:
Wie lässt sich der Versandzeitpunkt individuell für jeden einzelnen Empfänger festlegen?
Den individuellen Versandzeitpunkt eines Newsletters kennt nur die Newsletter-Software, die für den Versand genutzt wird. Denn nur sie weiß, wann die Empfänger mit den E-Mails interagieren, also wann sie diese öffnen und auf Links klicken.
An dieser Stelle ist es wichtig, eine Software zu nutzen, die in der Lage ist, die E-Mail-Öffnungen und Klicks zu erfassen und für jeden Empfänger die beste Versandzeit zu bestimmen. Solche Profifunktionen gibt es in der Regel nicht umsonst.
Die Newsletter-Software kennt den besten Versandzeitpunkt
Der einfachste Weg zum besten Versandzeitpunkt besteht darin, diese Aufgabe der Newsletter-Software zu überlassen. Erlaubt die Software allerdings nur eine feste Versandzeit, ist das zwar ein Nachteil, aber kein unlösbares Problem.
Viele bekannte Newsletter-Lösungen bieten keine echte dynamische Versandzeit. Stattdessen lässt sich lediglich ein fixes Datum mit Uhrzeit festlegen.
Die folgende Grafik zeigt beispielhaft, wie ein optimaler Versandzeitpunkt aussehen kann:
Diese Statistik stammt von der Newsletter-Software Mailchimp. Deutlich zu erkennen ist, dass die optimale Versandzeit für diese Empfängerliste zwischen 10 und 18 Uhr liegt. Idealerweise 10–14 Uhr.
Wer innerhalb dieses Zeitfensters Newsletter versendet, erhöht die Chance erheblich, die höchste Öffnungsrate zu erzielen und den Umsatz durch den Newsletter zu maximieren.
Solche Statistiken zur Verfügung zu haben, ist ein entscheidender Vorteil für den Aufbau erfolgreicher Newsletter-Kampagnen.
Unterstützt die eingesetzte Newsletter-Software einen dynamischen, individuellen Versandzeitpunkt pro Empfänger, sind diese Kampagnen in der Regel deutlich erfolgreicher als viele andere, die zur falschen Zeit versendet werden.
Die Zeit der meisten Öffnungen als Versandzeitpunkt nutzen
Moderne Newsletter-Software liefert heute sehr detaillierte Statistiken. Dazu gehört auch die Information, zu welcher Uhrzeit die höchste Öffnungsrate erreicht wird, wie wir weiter oben gesehen haben. Wenn es um tiefgehende Statistiken geht, gehen manche professionelle E-Mail-Services wirklich alles.
Der von der Newsletter-Software angezeigte Zeitpunkt, zu dem die meisten Interaktionen mit den E-Mails stattfinden, ist ein guter Startwert. Dieser Zeitpunkt minus 30 bis 60 Minuten gilt als besonders guter Versandzeitpunkt.
Warum minus 30 bis 60 Minuten?
Der eigentliche Versand kann sich um Minuten bis Stunden verzögern. Dies hängt davon ab, wie groß die E-Mail-Liste ist und wie ausgelastet die Mailserver des E-Mail-Dienstes sind.
Man sollte immer mindestens 30 Minuten für den kompletten Versand einplanen.
Nach den ersten Kampagnen an eine frische Liste lassen sich in den Statistiken genau die Zeitfenster erkennen, in denen die meisten Öffnungen stattfinden. Diese Uhrzeit eignet sich ideal für weitere Newsletter an dieselbe Empfängerliste.
Die folgende Grafik zeigt, zu welchen Tageszeiten E-Mails am häufigsten geöffnet werden:
Diese Information ist äußerst wertvoll, um Newsletter zur optimalen Zeit im Posteingang zu platzieren.
Fazit
Den optimalen Versandzeitpunkt für die eigene Empfängerliste zu kennen, gehört zu den größten Vorteilen im E-Mail-Marketing.
Die meisten E-Mails, die heute geöffnet und gelesen werden, treffen genau dann ein, wenn Empfänger aktiv ihre E-Mails abrufen. In diesem Moment ist die volle Aufmerksamkeit vorhanden.
Geht eine E-Mail dagegen in der Masse anderer Absender unter, sinkt die Wahrscheinlichkeit erheblich, dass sie überhaupt gelesen wird. Genau das passiert, wenn man den Versandzeitpunkt falsch einstellt oder sich damit überhaupt nicht beschäftigt.
Echte Newsletter-Marketer überlassen hier nichts dem Zufall. Funktioniert eine E-Mail-Kampagne gut, liegt das nicht an Glück, sondern an einer sauberen Strategie.
Wer nur eine einzige Stellschraube drehen möchte, um die Öffnungsrate eines Newsletters zu verbessern, sollte den optimalen Versandzeitpunkt der eigenen Empfängerlisten kennen.
Dafür lohnt sich ein Blick in die E-Mail-Statistiken. Dort lässt sich klar erkennen, zu welchen Zeiten E-Mails am häufigsten geöffnet und geklickt werden.
Ideal ist eine Newsletter-Software, die den Versandzeitpunkt automatisch bestimmt und für jeden Empfänger individuell festlegt. In diesem Fall werden Newsletter praktisch immer "pünktlich" im Postfach der Empfänger zugestellt.