Zwar lesen viele Menschen E-Mails, leider wird eine große Anzahl dieser Nachrichten vom Empfänger ignoriert, nicht vollständig gelesen oder direkt nach dem Eintreffen gelöscht. So funktioniert das natürlich nicht, schließlich sollen Marketing-E-Mails beim Empfänger auch wirklich "ankommen".
Aus diesem Grund ist es wichtig zu lernen, geschäftliche E-Mails zu schreiben, die überzeugend, relevant und vor allem stark genug sind, um den Empfänger zu einer Aktion zu bewegen, zum Beispiel einen Link in der E-Mail anzuklicken.
Genau darum geht es in diesem Artikel.
Über welche Art von E-Mails dieser Artikel handelt
Es gibt mehrere Arten von E-Mails, die sich der Kategorie der Business-E-Mails zuordnen lassen:
- Marketing-E-Mails — diese E-Mails werden mit dem Ziel verschickt, die E-Mail-Empfängerliste zum Geldverdienen zu nutzen, indem den Empfängern direkt oder indirekt Angebote unterbreitet werden.
- Service-E-Mails — diese werden entweder automatisiert versendet oder aus Textbausteinen von Support-Mitarbeitern zusammengestellt, um Anfragen per E-Mail zu beantworten.
- Transaktions-E-Mails — hierzu zählen häufig E-Mails mit Rechnungen oder Forderungen. Auch E-Mails, die der geschäftlichen Kommunikation dienen, etwa zwischen Geschäftspartnern, Mitarbeitern oder Kunden, fallen in diese Kategorie.
Der Fokus dieses Artikels liegt auf der Marketing-E-Mail. Eine Marketing-E-Mail ist als Verkaufs- oder Geschäftsmail zu verstehen, deren Ziel es ist, mithilfe der E-Mail-Empfänger mehr Geschäfte abzuschließen.
Das Schreiben guter Marketing-E-Mails ist eine erlernbare Kunst
Wie jeder Versender von Marketing-E-Mails wissen sollte, kann eine E-Mail unterschiedlichen Zwecken dienen. In jedem Fall sollte sie jedoch nicht nur relevant für den Empfänger sein, sondern auch informativ, ansprechend und zielführend.
Eine Marketing-E-Mail verfolgt das Ziel, das eigene Unternehmen im Gedächtnis des Empfängers zu verankern, um langfristig mithilfe einer eigenen E-Mail-Liste das Business zu vergrößern und auszubauen.
Statistisch ist belegt, dass E-Mail als Kommunikationsmedium sehr gut geeignet ist, um den Umsatz zu steigern — sogar effektiver als soziale Medien. Umso sinnvoller ist es, Marketing-E-Mails zu verfassen, die das Engagement beim Empfänger aktiv fördern.
Was ist also das Ziel einer erfolgreichen Marketing-E-Mail?
- Erfolgreiche Zustellbarkeit: Sie muss zunächst im Postfach des Empfängers ankommen. Dafür empfiehlt sich der Einsatz einer professionellen E-Mail-Marketing-Software sowie der Aufbau sauberer E-Mail-Listen. Eine gute Option hierfür ist CleverReach.
- Perfekter Betreff für den Zweck der E-Mail: Sie sollte bereits über den Betreff eine gewisse Dringlichkeit vermitteln, damit die E-Mail zeitnah geöffnet und gelesen wird.
- E-Mail-Inhalt nach einer Struktur: Der Inhalt muss so aufgebaut sein, dass die E-Mail vollständig gelesen wird und im Idealfall eine Aktion auslöst, etwa einen Klick auf einen Link oder die Vereinbarung eines Telefontermins.
Als Nächstes beschäftigen wir uns damit, wie man genau solche Marketing-E-Mails schreibt.
Wie E-Mails entstehen, die überzeugend verkaufen können
Sobald eine Marketing-E-Mail geschrieben wird, sollten die folgenden Punkte bei jeder einzelnen Nachricht berücksichtigt und besonders aufmerksam behandelt werden:
- E-Mails persönlich formulieren
Auch wenn eine E-Mail kein persönliches 1:1-Gespräch ersetzt, sollte sie dennoch möglichst persönlich wirken. Eine dialogartige Tonalität hilft dabei, Nähe aufzubauen und Vertrauen zu schaffen. - Die Betreffzeile muss zum Inhalt passen
Eine gute Betreffzeile vermittelt klar, was den Leser erwartet. Sie sollte inhaltlich stimmig und attraktiv formuliert sein, damit die E-Mail überhaupt geöffnet wird. - Inhaltlich relevant, kurz und auf den Punkt
Nichts schreckt mehr ab als unnötig lange und ausschweifende E-Mails. Je klarer und kompakter der Inhalt auf das Ziel ausgerichtet ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail vollständig gelesen wird. - Relevanz sicherstellen
Hat sich ein Empfänger für bestimmte Inhalte angemeldet, sollten genau diese Themen auch geliefert werden. Das Kernthema sollte beim Schreiben stets präsent bleiben, um unnötige Ablenkung zu vermeiden. - Gezielt zur Aktion führen
Jede Marketing-E-Mail verfolgt einen klaren Zweck. Alle notwendigen Informationen sollten enthalten sein, damit der gewünschte nächste Schritt – etwa ein Website-Besuch oder das Interesse an einem Produkt – logisch und einfach erscheint. - Nachfassen gehört dazu
Selten führt eine einzelne E-Mail direkt zum Ziel. Häufig sind mehrere Kontaktpunkte nötig, um eine gewünschte Handlung auszulösen. Konsequentes Nachfassen ist im E-Mail-Marketing unverzichtbar. - Keine übermäßig aggressiven E-Mails
Zu aufdringliche E-Mails wirken schnell abschreckend. Wer den Empfänger unter Druck setzt oder zu stark bedrängt, riskiert Abmeldungen und Vertrauensverlust. - Ein klares Versandlimit festlegen
In der Praxis hat sich bewährt, nicht mehr als eine E-Mail pro Tag an einen Empfänger zu senden und auch ein Wochenlimit zu definieren. Zu seltene wie auch zu häufige E-Mails wirken sich negativ auf den Erfolg aus.
Im nächsten Schritt folgt ein genauer Blick auf den Aufbau einer Marketing-E-Mail.
Der Aufbau einer guten Marketing-E-Mail
Eine erfolgreiche Marketing-E-Mail folgt einer klaren, bewährten Struktur:
- Betreff
Die Betreffzeile entscheidet maßgeblich darüber, ob eine E-Mail geöffnet wird. Sie sollte den Inhalt knapp, attraktiv und relevant zusammenfassen. - Anrede
Jede E-Mail beginnt mit einer Anrede. Eine personalisierte Ansprache mit Vor- oder Nachnamen steigert nachweislich die Erfolgsquote. - Einleitung
In wenigen Sätzen wird erläutert, worum es in der E-Mail geht und welchen Mehrwert sie bietet. - Mittelteil
Der Mittelteil konzentriert sich auf das Hauptziel der E-Mail, etwa die Vorstellung eines Produkts oder Angebots, und weckt Interesse an weiteren Informationen. - Abschluss
Zum Schluss wird der Kern der Nachricht zusammengefasst und sanft zur gewünschten Handlung übergeleitet. - Aufforderung / Aktion
Eine klare Handlungsaufforderung darf nicht fehlen. Sie kann am Ende oder auch mehrfach im Text platziert werden. - P.S.
Ein P.S. zieht besondere Aufmerksamkeit auf sich und eignet sich hervorragend, um einen letzten, starken Impuls zu setzen. - Impressum
Jede Marketing-E-Mail muss ein Impressum enthalten. Am besten wird dieses fest in einer E-Mail-Vorlage integriert. - Abmeldelink
Ein gut sichtbarer Abmeldelink ist Pflicht und ermöglicht es dem Empfänger, den E-Mail-Versand jederzeit zu beenden.
Wer diesen Aufbau konsequent beachtet, erhöht die Wahrscheinlichkeit deutlich, dass E-Mails nicht nur geöffnet und gelesen, sondern auch in konkrete Aktionen umgesetzt werden.
Ebenso wichtig ist die Qualität der Empfängerliste. E-Mail-Listen sollten stets selbst aufgebaut und nach Interessen segmentiert werden. Unterschiedliche Zielgruppen in einer einzigen Liste zu vermischen, schadet dem gesamten E-Mail-Marketing.
Fazit
Überzeugende E-Mails zu schreiben ist eine Kunstform, die sich jedoch gut erlernen lässt. Jede Marketing-E-Mail besteht aus mehreren inhaltlichen Bausteinen, die sinnvoll aufeinander abgestimmt sein müssen.
Entscheidend ist, alle notwendigen Elemente zu integrieren und eine möglichst hohe Interaktion mit der E-Mail zu erreichen. Dafür stehen zahlreiche Stellschrauben zur Verfügung.
Weder übermäßige Aggressivität noch zu große Zurückhaltung führen zum Ziel. E-Mails, die entweder Druck ausüben oder emotionslos bleiben, werden langfristig keinen Erfolg haben.
Auch das Thema Spam darf im E-Mail-Marketing nicht unterschätzt werden. Es sollten ausschließlich legitime und auf die Interessen des Empfängers zugeschnittene E-Mails versendet werden, um die eigene Reputation nicht zu gefährden.
Darüber hinaus spielt der Versandzeitpunkt eine wichtige Rolle. Je nach Zielgruppe funktionieren Marketing-E-Mails zu bestimmten Uhrzeiten besser oder schlechter. Idealerweise erfolgt der E-Mail-Versand zum besten Zeitpunkt.